Business Assistant to the CEO
Munkáltató · Wizz Air Hungary Ltd.
Ügyvezetői asszisztens
TitkárTeljesBudapest
A vezérigazgatói üzleti asszisztens megbízható partnerként nyújt magas szintű adminisztratív, szervezési és koordinációs támogatást a vezérigazgatónak egy pörgős, nemzetközi környezetben. A pozíció feladata a vezérigazgató naptárának, utazásainak, a partnerekkel fenntartott kapcsolatoknak és a kulcsfontosságú üzleti tevékenységeknek a kezelése, biztosítva a prioritások zökkenőmentes megvalósítását a szervezet egészében.
Feladatok
- Naptárkezelés, találkozók és konferenciahívások ütemezése és koordinálása belső és külső partnerekkel, valamint igazgatósági ülések szervezése
- A vezérigazgató hosszú távú utazási naptárának áttekintése, a lehetőségek értékelése és a prioritásokhoz való igazodás biztosítása a vezérigazgató hatékonyságának növelése érdekében
- A vezérigazgató felkészítése a találkozókra és eseményekre, világos jelenléti listák, programrészletek, logisztikai és öltözködési előírások biztosítása
- Rugalmasság és rendelkezésre állás biztosítása a vezérigazgató változó üzleti és utazási igényeinek támogatásához
- Időszerű információáramlás biztosítása a kabinetfőnökkel (Chief of Staff) a naptárfrissítések, menetrendváltozások, új találkozók, lemondások és egyéb figyelmet vagy koordinációt igénylő ügyek terén
- A vállalati naptár meghatározásának és koordinálásának támogatása, az igazgatósági ülések, vezetői események, kulcsfontosságú vállalati tevékenységek és utazási tervek összehangolásának biztosítása
- A vezetői csapat támogatása és kapcsolattartás a szervezet egész területén
- Elsődleges kapcsolattartóként való fellépés a kijelölt belső és külső partnerek számára a vezérigazgató nevében
- Protokolláris és vendéglátási teendők koordinálása VIP vendégek, igazgatósági tagok és magas rangú külső partnerek számára
- Ad hoc projektek és kezdeményezések támogatása és koordinálása a vezérigazgatói iroda és az üzletág igényei szerint
- Segítségnyújtás a találkozók előkészítésében és helyszíni koordinációjában
- A vezérigazgató és az igazgatósági tagok teljes körű utazástervezésének és logisztikájának kezelése ésfelügyelete, beleértve a repülőjegyeket, a szállást, a közlekedést és a vízumkötelezettségeket
- Vészhelyzeti tervek fenntartása az utazási fennakadások és az utolsó pillanatban történő útvonal-változtatások esetére
- Annak biztosítása, hogy minden utazási dokumentum, vízum és utazási követelmény naprakész legyen
- A vezérigazgató és családja utazási igényeinek támogatása szükség szerint
- A vezérigazgatói iroda utazási igényeinek támogatása szükség szerint
- A vezérigazgató támogatása a kapcsolódó személyi adminisztratív feladatokban
- A vezérigazgató kiadásainak, számláinak, jelentéseinek, levelezésének, dokumentációjának és adminisztratív folyamatainak kezelése
- Bizalmas feljegyzések és érzékeny információk kezelése a legmagasabb szintű diszkrécióval
Elvárások
- Minimum 3-5 év releváns tapasztalat hasonló munkakörben, előnyben részesül a vezetői környezetben szerzett tapasztalat
- Pörgős, nemzetközi környezetben szerzett tapasztalat
- Bizonyított tapasztalat komplex menetrendek kezelésében, vezetői utazások szervezésében és magas szintű kapcsolatkezelésben
- Magas szintű Microsoft Office ismeretek, különösen az Outlook, PowerPoint, Word és Excel terén
- Erős adminisztratív és szervezési készségek
- Digitális együttműködési és kommunikációs eszközök magabiztos ismerete
- Alapképzés (BSc/BA) vagy mesterképzés (MSc/MA)
- Folyékony angol nyelvtudás (szóban és írásban)