Events & Engagements Specialist
Munkáltató · Sanofi Group
RendezvényszervezőTeljesBudapest
A Global Meetings & Events csoporthoz tartozó, a Procurement Services üzletág részét képező Events & Engagements Specialistek (EES) felelnek a rendezvénytervek megvalósításáért és a tudományos külső szakértők (SEE) és egészségügyi szervezetek (HCO) által a rendezvények során nyújtott szolgáltatásokkal kapcsolatos operatív tevékenységek menedzseléséért. Vezetik a teljes folyamatot a különböző rendezvénytípusok esetében, beleértve a belső rendezvényeket, kongresszusokat, konvenciókat, tanácsadó testületi üléseket, előadói képzéseket és virtuális eseményeket.
Feladatok
- A kongresszusi és konvenciós tevékenységek teljes körű koordinációja, beleértve a szponzorációs folyamatok kezelését, a kiállítások menedzselését, valamint a közvetlen vagy közvetett (harmadik fél ügynökségeken keresztüli) együttműködést a divízióközi márkacsapatokkal, kreatív ügynökségekkel, egészségügyi szakemberekkel (HCO), szövetségekkel és kiállítási beszállítókkal.
- Javaslattétel a helyszín kiválasztásával, a szolgáltatókkal, a szerződéskötéssel és a költségvetés tervezésével kapcsolatban, valamint a beszállítói kiválasztás elősegítése.
- A vállalatı irányelvek betartása, különösen az átláthatóságra és a compliance-re vonatkozó előírások tekintetében.
- A távoli megbeszélések kezelése helyi beszállítókon keresztül, valamint a hibrid és virtuális találkozók technikai és analitikai támogatása.
- A szállodai elhelyezés és szolgáltatások, az utazás, a kommunikációs és létesítménytámogatás, a programok és kapcsolódó tevékenységek koordinálása.
- Különböző típusú találkozók tervezése és monitoringja, a kockázatok korai azonosítása a folyamat során, valamint kockázatcsökkentési terv kidolgozása.
- A teljes programlogisztika felügyelete, ideértve a résztvevők regisztrációját és adatkezelését, az étel- és italválasztást, az előadókkal való kommunikációt, az audiovizuális igényeket és a külső helyszíneket.
- A költségvetés kezelése, pénzügyi egyeztetés és a találkozó utáni jelentéstétel az elért szinergiák és költséghatékonyság kimutatása érdekében.
- Szakértői szerep betöltése technológiai megoldások bevezetésében és képzésében, valamint a résztvevők adatainak elemzésében.
- Technikai támogatás és hibaelhárítás a One Sanofi platformokhoz (pl. Cvent), valamint egyéb rendezvény-technológiai megoldásokhoz.
- További adminisztratív és operatív feladatok támogatása szükség szerint a kongresszusok, rendezvények és programok zökkenőmentes lebonyolítása érdekében.
Feltételek és juttatások
Rugalmas munkakörnyezetHibrid munkavégzés és rugalmas otthoni munkavégzési politika egy „Office of the Year 2025” díjas irodától.Egészségügyi és jóléti juttatásokMagas színvonalú egészségügyi ellátás, megelőzési és wellness programok, valamint legalább 14 hetes nemsemleges szülői szabadság.Betanítási támogatásEgyéni és jól felépített bevezetés, képzés, valamint dedikált mentor (Buddy) az első hetekben.Közösség és rendezvényekHavi társasjáték-estek, nyári események, egészségfejlesztési előadások és sportklubok.
Elvárások
- Legalább 3-5 év tapasztalat rendezvénytervezésben, szerződéskötésben vagy operatív támogatásban, előnyösen gyógyszeripari/élettudományi területen vagy más szabályozott piacon.
- Kongresszusok/konvenciók koordinálásában, szakkiállítások menedzselésében és szponzorációs ügyintézésben szerzett tapasztalat feltétel.
- Microsoft Office programcsomag magas szintű ismerete.
- Gyakorlati tapasztalat olyan eszközök terén, mint a Veeva Vault CRM, Cvent vagy hasonló rendezvény- és szerződéskezelési platformok, kifejezetten előny.
- Erős érintetti (stakeholder) menedzsment készségek.
- Részletesség, vevőközpontúság és alkalmazkodóképesség.
- Proaktív, problémamegoldó szemlélet és erős kritikus gondolkodás elengedhetetlen.
- Képes önállóan dolgozni gyors tempójú, multikulturális környezetben, határozottan és felelősségteljesen.
- Alapképzés (Bachelor's degree)
- Kiváló angol nyelvtudás (szóban és írásban)