Business Assistant to the CEO
Munkáltató · Wizz Air
Ügyvezetői asszisztens
TitkárTeljesBudapest
A vezérigazgatói asszisztens (Business Assistant to the CEO) a vezérigazgató megbízható partnereként magas szintű adminisztratív, szervezési és koordinációs támogatást nyújt egy gyors tempójú, nemzetközi környezetben. A munkakör feladata a vezérigazgató naptárának, utazásainak, a partnerekkel való kapcsolatoknak és a kulcsfontosságú üzleti tevékenységeknek a kezelése, miközben biztosítja a prioritások zökkenőmentes végrehajtását a szervezet egészében.
Feladatok
- Naptárkezelés, megbeszélések, konferenciahívások szervezése és koordinálása belső és külső partnerekkel, valamint az igazgatótanácsi ülések előkészítése
- A vezérigazgató hosszú távú utazási naptárának áttekintése, a lehetőségek felmérése és a prioritásokhoz való illeszkedés biztosítása a vezérigazgató hatékonyságának növelése érdekében
- A vezérigazgató felkészítése a találkozókra és eseményekre, világos résztvevői listák, programrészletek, logisztikai és dress code követelmények biztosítása
- Rugalmasság és rendelkezésre állás biztosítása a vezérigazgató változó üzleti és utazási igényeinek támogatásához
- Időszerű információáramlás biztosítása a Kabinetfőnökkel (Chief of Staff) a naptár-frissítések, időpont-változtatások, új találkozók, törlések és egyéb, láthatóságot vagy koordinációt igénylő ügyek terén
- A vállalati naptár meghatározásának és koordinációjának támogatása, az igazgatósági ülések, vezetői események, kulcsfontosságú vállalati tevékenységek és utazási tervek összehangolásának biztosítása
- A vezetőség támogatása és kapcsolattartás a szervezet egész területén
- Elsődleges kapcsolattartóként való eljárás a kiválasztott belső és külső partnerek felé a vezérigazgató nevében
- A VIP vendégek, az igazgatótanácsi tagok és a fontos külső partnerek protokolláris és vendéglátási teendőinek koordinálása
- Ad hoc projektek és kezdeményezések támogatása és koordinálása a vezérigazgatói iroda és az üzletmenet igényei szerint
- Segítségnyújtás megbeszélések előkészítésében és helyszíni koordinációjában
- A vezérigazgató és az igazgatósági tagok teljes körű utazástervezésének és logisztikájának kezelése és felügyelete, ideértve a repülőjegyeket, a szállást, a közlekedést és a vízumkötelezettségeket
- Vészhelyzeti tervek fenntartása az utazási fennakadásokra és az utolsó pillanatban történő útvonalmódosításokra vonatkozóan
- Annak biztosítása, hogy az összes utazási dokumentáció, vízum és utazási követelmény naprakész legyen
- A vezérigazgató és családja utazási igényeinek támogatása szükség szerint
- A vezérigazgatói iroda utazási igényeinek támogatása szükség szerint
- A vezérigazgató támogatása a kapcsolódó személyes adminisztrációban
- Költségek, számlák, jelentések, levelezés, dokumentáció és adminisztratív folyamatok kezelése a vezérigazgató számára
- Bizalmas nyilvántartások és érzékeny információk kezelése a legmagasabb szintű diszkrécióval
Elvárások
- Minimum 3-5 év releváns tapasztalat hasonló munkakörben, előnyösen vezetői környezetben.
- Gyors tempójú, nemzetközi környezetben szerzett tapasztalat.
- Bizonyított tapasztalat összetett naptárak, vezetői utazások és magas szintű partneri kapcsolatok kezelésében.
- Magas szintű Microsoft Office ismeretek, különösen az Outlook, PowerPoint, Word és Excel terén.
- Erős adminisztratív és szervezési készségek.
- Magabiztos digitális együttműködési és kommunikációs eszközök használata.
- Alapképzés (Bachelor) vagy mesterképzés (Master).
- Folyékony angol nyelvtudás (szóban és írásban egyaránt)
- Kiemelkedő szervezési és priorizálási készség.
- Erős felelősségtudat és elszámoltathatóság.
- Képesség az igények előrejelzésére, előre gondolkodásra és proaktív cselekvésre.
- Kiváló ítélőképesség és problémamegoldó készség.
- Magas fokú diszkréció és képesség az érzékeny és bizalmas információk kezelésére.
- Kiváló interperszonális és partnerkapcsolati készségek.
- Rugalmas, és képes hatékonyan teljesíteni nyomás alatt, valamint a változó prioritások mellett is.
- Kiváló verbális és írásbeli kommunikációs készség.
- Professzionális, pozitív és szolgáltatásorientált szemléletmód.
- Részletekre való odafigyelés és elkötelezettség a magas minőségű munka iránt.
- Önálló munkavégzésre való képesség és több feladat egyidejű kezelése.