Travel & Expense Administrator
Munkáltató · Cushman & Wakefield
Pénzügyi ügyintéző
Utazási ügyintéző
Irodai ügyintézőTeljesBudapest
A T&E Administrator támogatja az üzleti utazások és a munkavállalói költségek hatékony és szabályzatnak megfelelő adminisztrációját. A pozíció koordinálja az utazási előkészületeket, feldolgozza a költségekkel kapcsolatos adatokat és számlákat, pontos nyilvántartást és jelentéskészítést biztosít, támogatja a munkavállalókat a T&E-vel kapcsolatos kérdésekben, valamint segíti a vonatkozó irányelvek és szabályzatok betartását.
Feladatok
- Belföldi és nemzetközi üzleti utazások szervezése, beleértve az útvonalakat, a szállást, a közlekedést és a szükséges dokumentációt
- Költséghatékony utazási lehetőségek azonosítása a jóváhagyott keretösszegeknek, az előírásoknak és az utazási szabályzatnak megfelelően
- Munkavállalók támogatása az utazási és költségtérítési kérdésekben, útmutatás nyújtása a vonatkozó folyamatokról és szabályzatokról
- A PSC tagok költségadatainak rögzítése és ellenőrzése, az utazási és költségtérítési számlák feldolgozása, valamint a hiányos vagy nem megfelelő benyújtások utókövetése
- Utazási és költségtérítési jelentések és mutatók készítése, valamint a pontos alátámasztó dokumentáció fenntartása
- Az utazási szabályzatok és előírások betartásának felügyelete, valamint a kivételek eszkalálása szükség esetén
- Kapcsolattartás az utazókkal, jóváhagyókkal, pénzügyi csapatokkal és utazásszolgáltatókkal a foglalási és költségproblémák megoldása érdekében
- Helyettesítés biztosítása más GOS T&E adminisztrációs feladatokban szabadság vagy betegszabadság idején
Elvárások
- Alapképzés (BSc)
- Kiváló angol nyelvtudás szóban és írásban
- Legalább 2-3 év releváns tapasztalat adminisztratív, lehetőség szerint utazási, költségtérítési vagy pénzügyi támogató területen
- Kiváló interperszonális és kommunikációs készség, erős szolgáltatásorientált szemlélet
- Hatékony kommunikációs készség a munkavállalókkal és a szervezet minden szintjén lévő érdekelt felekkel angol nyelven
- Képesség a feladatok priorizálására és pontos elvégzésére, erős szervezési és adminisztratív készséggel, valamint proaktív hozzáállással
- Kiváló figyelmesség a részletekre, valamint képesség a változásokhoz való alkalmazkodásra és a problémák hatékony megoldására
- MS Office alkalmazások középfokú ismerete, különösen az Outlook és az Excel terén
- Utazásszervezési, költségadminisztrációs és számlafeldolgozási alapismeretek
- Képesség a bizalmas és érzékeny adatok kezelésére
- Rugalmasság és együttműködő munkastílus