Vezetői asszisztens és irodavezető
Munkáltató · Intertoll Europe
Ügyvezetői asszisztens
Titkár
Irodai asszisztensBudapest
Vezetői asszisztenst és irodavezetőt keresünk, aki teljes körű támogatást nyújt négy igazgatónak, és felügyeli 25 fős irodánk mindennapi működését. Ez a gyakorlatias szerepkör egyesíti a vezetői asszisztensi, irodavezetési és projekt-adminisztrációs feladatokat.
Feladatok
- Négy igazgató támogatása: teljes körű napi asszisztencia biztosítása, naptárak és találkozók kezelése, valamint az ꓼváltozó prioritásokhoz való alkalmazkodás.
- Az iroda zökkenőmentes működésének biztosítása: az irodai adminisztráció és egy 25 fős iroda mindennapi működésének felügyelete.
- Kommunikáció koordinálása: a bejövő e-mailek kezelése, telefonhívások fogadása és átirányítása, valamint kapcsolattartás a belső csapatokkal, külső partnerekkel és szolgáltatókkal.
- Levelezés és postai küldemények kezelése: a bejövő posta fogadása és regisztrálása, a kimenő levelezés előkészítése és postai szolgáltatókon keresztüli kézbesítésének szervezése.
- Dokumentumok előkészítése: prezentációk, tárgyalási jegyzőkönyvek és jelentések készítése, nyilvántartások vezetése és segítségnyújtás a szerződéskészítésben.
- Találkozók, utazások és rendezvények szervezése: megbeszélések, üzleti utak és belső események koordinálása.
- Projektmegvalósítás támogatása: a projektmenedzser segítése a projektdokumentációban, találkozói anyagok előkészítése, nyilvántartások vezetése és frissítése, határidők követése és az állapotjelentések támogatása.
- Beszerzések és költségvetések felügyelete: árajánlatok kérése, megrendelések leadása, irodai kiadások nyomon követése, számlák ellenőrzése és beszállítói panaszok kezelése.
- Létesítmények és beszállítók koordinálása: az irodai infrastruktúra hatékony működésének biztosítása, karbantartás szervezése és a szolgáltatók irányítása.
- Irodaszerek kezelése: készletszintek ellenőrzése és beszerzések szervezése.
- HR és onboarding támogatás: HR folyamatokban való részvétel, az új kollégák köszöntése és munkaállomásaik előkészítése.
- Látogatók fogadása és vendéglátás koordinálása: vendégek üdvözlése, tárgyalókba kísérése, frissítők rendelése és kiszolgálása, valamint a tárgyalók előkészítése és rendbetétele.
- Gyakorlati támogatás nyújtása: kávé és teák felszolgálása a vezetőségnek kérésre, valamint az igazgatók által meghatározott egyéb munkakörhöz kapcsolódó feladatok ellátása.
Elvárások
- Gazdasági, kommunikációs vagy igazgatási területen szerzett diploma.
- Legalább 10 év releváns tapasztalat irodai adminisztráció vagy asszisztensi munkakörben; az irodavezetési tapasztalat előnyt jelent.
- Magabiztos angol nyelvtudás.
- Kiváló IT ismeretek, beleértve a Microsoft Office-t és a naptárkezelést.
- Alapvető projektmenedzsment ismeretek előnyt jelentenek.
- Udvarias, közvetlen modor és professzionális megjelenés.
- Magabiztos, barátságos és professzionális telefonos stílus.