Исполнительный ассистент

Задачи

• Регистрация и пересылка входящей корреспонденции (в небольшом объеме) получателям; обработка исходящей почты
• Управление книгами подписей двух руководителей
• Мониторинг электронной почты, установка напоминаний, подготовка ответов в заранее согласованных случаях
• Управление календарями руководителей, организация встреч и совещаний
• Координация, контроль и учет сроков, связанных с деятельностью руководителей
• Поддержание связи с внешними партнерами руководителя, а также с внутренними сотрудниками организации и руководителями других подразделений
• Подготовка управленческих презентаций (в основном на английском, иногда на венгерском языке)
• Организация деловых поездок для двух руководителей (в основном за рубеж, иногда по стране)
• Оформление и обработка командировочных и представительских расходов руководителей (через корпоративную систему)
• Встреча гостей; подготовка переговорных комнат для встреч
• Небольшие задачи по закупкам (например, канцелярские товары, заказы для корпоративной кухни, еженедельные дни фруктов)
• Решение вопросов, связанных с корпоративными автомобилями, с сервисным провайдером автопарка
• Управление активами: подготовка документов по приеме, передаче и перемещению активов (поддержание актуальности инвентаризации)
• В некоторых случаях — поддержка руководителей в решении мелких личных вопросов
• Другие задачи, возникающие в процессе деятельности компании, могут разнообразить круг обязанностей

Условия и льготы

Требования

• Опыт работы на аналогичной должности (опыт работы в международных компаниях будет преимуществом)
• Свободное владение английским и венгерским языками
• Уверенное владение MS 365 (Word, Excel, Outlook, PowerPoint, Teams и др.)
• Высшее образование (бакалавр или магистр) в зависимости от вашего опыта
• Динамичный, целеустремленный и коммуникабельный специалист
• Гибкость
• Хорошие навыки устной и письменной коммуникации