Business Assistant to the CEO
Работодатель · Wizz Air Hungary Ltd.
Административный секретарь
СекретарьПолнаяБудапешт
Бизнес-ассистент генерального директора выступает надежным партнером руководителя, обеспечивая высокий уровень административной и организационной поддержки в динамичной международной среде. В обязанности входит управление графиком, поездкати, коммуникацией со стейкхолдерами и ключевыми бизнес-процессами генерального директора.
Задачи
- Управление календарем, планирование и координация встреч, конференц-связи с внутренними и внешними партнерами, а также организация заседаний совета директоров
- Анализ долгосрочного календаря поездок генерального директора, оценка возможностей и соответствия приоритетам для обеспечения эффективности руководителя
- Подготовка генерального директора к встречам и мероприятиям, предоставление списков участников, деталей программы, логистики и требований к дресс-коду
- Гибкость и готовность поддерживать меняющиеся бизнес-потребности и требования к поездкам генерального директора
- Обеспечение своевременного информирования руководителя аппарата об обновлениях календаря, изменениях в расписании, новых встречах, отменах и других вопросах, требующих согласования
- Содействие в разработке и координации корпоративного календаря, обеспечение согласованности заседаний совета директоров, руководящих мероприятий, ключевых корпоративных событий и планов поездок
- Поддержка команды руководителей и выполнение роли связующего звена в организации
- Выполнение функций первого контактного лица для отдельных внутренних и внешних стейкхолдеров от имени генерального директора
- Координация протокольных мероприятий и приема VIP-гостей, членов совета директоров и ключевых внешних партнеров
- Поддержка и координация специальных проектов и инициатив по запросу офиса генерального директора и бизнеса
- Помощь в подготовке и координации встреч на месте
- Управление и контроль полного цикла планирования поездок и логистики для генерального директора и членов совета директоров, включая перелеты, проживание, транспорт и оформление виз
- Разработка и поддержание планов действий на случай непредвиденных обстоятельств в поездках и изменений маршрута в последнюю минуту
- Контроль за актуальностью всех проездных документов, виз и требований для путешествий
- Оказание поддержки в организации поездок генерального директора и его семьи по необходимости
- Оказание поддержки в организации поездок сотрудников офиса генерального директора по необходимости
- Помощь генеральному директору в решении сопутствующих личных административных вопросов
- Управление расходами, счетами, отчетами, корреспонденцией, документацией и административными процессами генерального директора
- Ведение конфиденциальных записей и работа с чувствительной информацией с соблюдением высочайшего уровня конфиденциальности
Требования
- Опыт работы на аналогичной должности от 3–5 лет, желательно в высшем руководстве
- Опыт работы в динамичной международной среде
- Подтвержденный опыт управления сложными графиками, организации поездок руководства и взаимодействия с ключевыми лицами
- Уверенное владение пакетом Microsoft Office, особенно Outlook, PowerPoint, Word и Excel
- Сильные административные и организаторские способности
- Уверенное владение цифровыми инструментами для совместной работы и коммуникации
- Высшее образование (бакалавриат или магистратура)
- Свободное владение английским языком (устно и письменно)