Business Assistant to the CEO
Работодатель · Wizz Air
Административный секретарь
СекретарьПолнаяБудапешт
Бизнес-ассистент генерального директора выступает надежным партнером генерального директора, обеспечивая высокий уровень административной, организационной и координационной поддержки в динамичной международной среде. Эта роль отвечает за управление календарем генерального директора, поездками, взаимодействием со стейкхолдерами и ключевыми бизнес-активностями, обеспечивая бесперебойное выполнение приоритетов в рамках всей организации.
Задачи
- Управление календарем, планирование и координация встреч, конференц-связи с внутренними и внешними стейкхолдерами, а также организация заседаний совета директоров
- Анализ долгосрочного календаря поездок генерального директора, оценка возможностей и их соответствие приоритетам для обеспечения эффективности работы генерального директора
- Подготовка генерального директора к встречам и мероприятиям, предоставление четких списков участников, деталей программы, логистики и требований к дресс-коду
- Обеспечение гибкости и готовности поддерживать меняющиеся бизнес-потребности и поездки генерального директора
- Обеспечение своевременного информирования руководителя аппарата (Chief of Staff) об обновлениях в календаре, изменениях в расписании, новых встречах, отменах и других вопросах, требующих согласования
- Поддержка в формировании и координации корпоративного календаря, обеспечение согласованности заседаний совета директоров, руководящих мероприятий, ключевых корпоративных событий и планов поездок
- Поддержка команды руководителей и выполнение роли связующего звена в рамках организации
- Выполнение роли первой точки контакта для выбранных внутренних и внешних стейкхолдеров от имени генерального директора
- Координация протокольных и представительских мероприятий для VIP-гостей, членов совета директоров и ключевых внешних стейкхолдеров
- Поддержка и координация ad hoc проектов и инициатив в соответствии с запросами офиса генерального директора и бизнеса
- Помощь в подготовке и координации встреч на месте
- Управление и контроль полного цикла планирования поездок и логистики для генерального директора и членов совета директоров, включая перелеты, проживание, транспорт и визовые требования
- Разработка запасных планов на случай сбоев в поездках и последних изменений в маршруте
- Контроль за тем, чтобы все проездные документы, визы и требования к поездкам оставались актуальными
- Поддержка потребностей генерального директора и его семьи в поездках при необходимости
- Поддержка потребностей офиса генерального директора в поездках при необходимости
- Помощь генеральному директору со связанными вопросами личного администрирования
- Управление расходами, счетами, отчетами, перепиской, документацией и административными процессами для генерального директора
- Хранение конфиденциальных записей и чувствительной информации с высочайшим уровнем конфиденциальности
Требования
- Минимум 3-5 лет опыта на аналогичной должности, желательно в руководящей среде.
- Опыт работы в динамичной международной среде.
- Подтвержденный опыт управления сложными графиками, поездками руководства и взаимодействия с высокопоставленными стейкхолдерами.
- Уверенное владение Microsoft Office, в частности Outlook, PowerPoint, Word и Excel.
- Сильные административные и организационные навыки.
- Уверенное владение цифровыми инструментами для сотрудничества и коммуникации.
- Степень бакалавра или магистра.
- Свободное владение английским языком (разговорным и письменным)
- Исключительные навыки организации и расстановки приоритетов.
- Сильное чувство ответственности и подотчетности.
- Способность предвидеть потребности, мыслить наперед и действовать проактивно.
- Отличные аналитические способности и навыки решения проблем.
- Высокий уровень конфиденциальности и способность работать с чувствительной информацией.
- Сильные межличностные навыки и навыки управления взаимоотношениями со стейкхолдерами.
- Стрессоустойчивость и способность эффективно работать под давлением и в условиях меняющихся приоритетов.
- Выдающиеся навыки устной и письменной коммуникации.
- Профессиональный, позитивный и ориентированный на сервис подход.
- Внимание к деталям и стремление выполнять работу на самом высоком уровне.
- Способность работать самостоятельно и управлять несколькими приоритетами одновременно.