Ассистент руководства и офис-менеджер
Работодатель · Intertoll Europe
Административный секретарь
Секретарь
Офисный ассистентБудапешт
Мы ищем ассистента руководства и офис-менеджера для оказания всесторонней поддержки четырем директорам и надзора за повседневной работой нашего офиса на 25 человек. Эта практическая роль сочетает в себе обязанности исполнительного ассистента, офис-менеджера и администратора проектов.
Задачи
- Поддержка четырех директоров: оказание всесторонней повседневной помощи, управление календарями и встречами, а также адаптация к меняющимся приоритетам.
- Обеспечение бесперебойной работы офиса: надзор за офисной администрацией и повседневной деятельностью офиса на 25 человек.
- Координация коммуникации: управление входящими электронными письмами, прием и перенаправление звонков, а также взаимодействие с внутренними командами, внешними партнерами и поставщиками услуг.
- Управление корреспонденцией и почтой: прием и регистрация входящей почты, подготовка исходящей корреспонденции и организация ее отправки через почтовых операторов.
- Подготовка документов: создание презентаций, протоколов встреч и отчетов, ведение учета и помощь в подготовке договоров.
- Организация встреч, поездок и мероприятий: координация встреч, деловых поездок и внутренних событий.
- Поддержка реализации проектов: помощь руководителю проекта с проектной документацией, подготовка материалов для встреч, ведение и обновление учета, отслеживание дедлайнов и поддержка отчетности о статусе.
- Надзор за закупками и бюджетами: запрос коммерческих предложений, размещение заказов, мониторинг офисных расходов, проверка счетов и работа с жалобами поставщиков.
- Координация объектов и поставщиков: обеспечение эффективной работы офисной инфраструктуры, организация технического обслуживания и управление поставщиками услуг.
- Управление офисными принадлежностями: мониторинг уровня запасов и организация закупок.
- Поддержка HR и адаптации: помощь в HR-процессах, прием новых коллег и подготовка их рабочих мест.
- Прием посетителей и координация гостеприимства: встреча гостей, сопровождение в переговорные комнаты, заказ и подача напитков, а также подготовка и приведение переговорных в порядок.
- Оказание практической помощи: подача кофе и чая руководству по запросу, а также выполнение других задач, связанных с должностью, поручаемых директорами.
Требования
- Диплом в области бизнеса, коммуникаций или администрирования.
- Не менее 10 лет релевантного опыта в офисной администрации или на роли ассистента; опыт управления офисом будет преимуществом.
- Уверенное владение английским языком.
- Отличные навыки работы с ПК, в том числе Microsoft Office и управление календарем.
- Базовые знания управления проектами будут преимуществом.
- Вежливая, открытая манера общения и профессиональный внешний вид.
- Уверенная, дружелюбная и профессиональная манера общения по телефону.