Business Assistant to the CEO
Роботодавець · Wizz Air Hungary Ltd.
Адміністративний секретар
СекретарПовнаБудапешт
Бізнес-асистент генерального директора є надійним партнером керівника, забезпечуючи високий рівень адміністративної та організаційної підтримки в динамічному міжнародному середовищі. Посада передбачає управління графіком, поїздками, взаємодією із зацікавленими сторонами та ключовими бізнес-процесами керівника.
Завдання
- Управління календарем, планування та координація зустрічей, конференц-зв'язку з внутрішніми та зовнішніми партнерами, а також організація засідань ради директорів
- Аналіз довгострокового календаря поїздок генерального директора, оцінка можливостей та відповідності пріоритетам для забезпечення ефективності керівника
- Підготовка генерального директора до зустрічей та заходів, надання списків учасників, деталей програми, логістики та вимог до дрес-коду
- Гнучкість та готовність підтримувати мінливі бізнес-потреби та вимоги до поїздок генерального директора
- Забезпечення своєчасного інформування керівника апарату про оновлення календаря, зміни в розкладі, нові зустрічі, скасування та інші питання, що потребують координації
- Сприяння у розробці та координації корпоративного календаря, забезпечення узгодженості засідань ради директорів, керівних заходів, ключових корпоративних подій та планів поїздок
- Підтримка команди керівників та виконання ролі сполучної ланки в організації
- Виконання функцій першої контактної особи для окремих внутрішніх та зовнішніх стейкхолдерів від імені генерального директора
- Координація протокольних заходів та прийому VIP-гостей, членів ради директорів та ключових зовнішніх партнерів
- Підтримка та координація спеціальних проєктів та ініціатив за запитом офісу генерального директора та бізнесу
- Допомога в підготовці та координації зустрічей на місці
- Управління та контроль повного циклу планування поїздок та логістики для генерального директора та членів ради директорів, включаючи перельоти, проживання, транспорт та оформлення віз
- Розробка та підтримання планів дій на випадок непередбачуваних обставин у поїздках та змін маршруту в останню хвилину
- Контроль за актуальністю всіх проїзних документів, віз та вимог для подорожей
- Надання підтримки в організації поїздок генерального директора та його сім'ї за необхідності
- Надання підтримки в організації поїздок співробітників офісу генерального директора за необхідності
- Допомога генеральному директору у вирішенні супутніх особистих адміністративних питань
- Управління витратами, рахунками, звітами, кореспонденцією, документацією та адміністративними процесами генерального директора
- Ведення конфіденційних записів та робота з чутливою інформацією з дотриманням найвищого рівня конфіденційності
Вимоги
- Досвід роботи на аналогічній посаді від 3–5 років, бажано у керівному середовищі
- Досвід роботи в динамічному міжнародному середовищі
- Підтверджений досвід управління складними графіками, організації поїздок керівництва та взаємодії з ключовими особами
- Впевнене володіння пакетом Microsoft Office, особливо Outlook, PowerPoint, Word та Excel
- Сильні адміністративні та організаторські здібності
- Впевнене володіння цифровими інструментами для спільної роботи та комунікації
- Вища освіта (бакалавриат або магістратура)
- Вільне володіння англійською мовою (усно та письмово)