Business Assistant to the CEO
Роботодавець · Wizz Air
Адміністративний секретар
СекретарПовнаБудапешт
Бізнес-асистент генерального директора виступає надійним партнером генерального директора, забезпечуючи високий рівень адміністративної, організаційної та координаційної підтримки в динамічному міжнародному середовищі. Ця роль відповідає за управління календарем генерального директора, поїздками, взаємодією зі стейкхолдерами та ключовими бізнес-активностями, забезпечуючи безперебійне виконання пріоритетів у межах всієї організації.
Завдання
- Керування календарем, планування та координація зустрічей, конференц-зв'язку з внутрішніми та зовнішніми стейкхолдерами, а також організація засідань ради директорów
- Аналіз довгострокового календаря поїздок генерального директора, оцінка можливостей та їх відповідність пріоритетам задля забезпечення ефективності роботи генерального директора
- Підготовка генерального директора до зустрічей та заходів, надання чітких списків учасників, деталей програми, логістики та вимог щодо дресс-коду
- Забезпечення гнучкості та готовності підтримувати мінливі бізнес-потреби та потреби генерального директора в поїздках
- Забезпечення своєчасного інформування керівника апарату (Chief of Staff) про оновлення в календарі, зміни в розкладі, нові зустрічі, скасування та інші питання, що потребують узгодження
- Підтримка у формуванні та координації корпоративного календаря, забезпечення узгодженості засідань ради директорів, керівних заходів, ключових корпоративних подій та планів поїздок
- Підтримка команди керівників та виконання ролі зв'язкової ланки в межах організації
- Виконання ролі першої точки контакту для обраних внутрішніх та зовнішніх стейкхолдерів від імені генерального директора
- Координація протокольних та представницьких заходів для VIP-гостей, членів ради директорів та ключових зовнішніх стейкхолдерів
- Підтримка та координація ad hoc проєктів та ініціатив відповідно до запитів офісу генерального директора та бізнесу
- Допомога в підготовці та координації зустрічей на місцях
- Керування та контроль повного циклу планування поїздок і логістики для генерального директора та членів ради директорів, включаючи перельоти, проживання, транспорт та візові вимоги
- Розробка запасних планів на випадок перебоїв у поїздках та останніх змін у маршруті
- Контроль за тим, щоб усі проїзні документи, візи та вимоги щодо поїздок залишалися актуальними
- Підтримка потреб генерального директора та його родини в поїздках за потреби
- Підтримка потреб офісу генерального директора в поїздках за необхідності
- Допомога генеральному директору з пов'язаними питаннями особистого адміністрування
- Керування витратами, рахунками, звітами, листуванням, документацією та адміністративними процесами для генерального директора
- Зберігання конфіденційних записів та чутливої інформації з найвищим рівнем конфіденційності
Вимоги
- Мінімум 3-5 років досвіду на аналогічній посаді, бажано в керівному середовищі.
- Досвід роботи в динамічному міжнародному середовищі.
- Підтверджений досвід управління складними графіками, поїздками керівництва та взаємодії з високопоставленими стейкхолдерами.
- Впевнене володіння Microsoft Office, зокрема Outlook, PowerPoint, Word та Excel.
- Міцні адміністративні та організаційні навички.
- Впевнене володіння цифровими інструментами для співпраці та комунікації.
- Ступінь бакалавра або магістра.
- Вільне володіння англійською мовою (розмовною та письмовою)
- Виняткові навички організації та розстановки пріоритетів.
- Сильне почуття відповідальності та підзвітності.
- Здатність передбачати потреби, мислити наперед та діяти проактивно.
- Чудове судження та навички вирішення проблем.
- Високий рівень конфіденційності та здатність працювати з чутливою інформацією.
- Сильні міжособистісні навички та навички управління взаєминами зі стейкхолдерами.
- Стійкість до стресу та здатність ефективно працювати під тиском і в умовах зміни пріоритетів.
- Видатні навички усної та письмової комунікації.
- Професійний, позитивний та орієнтований на сервіс підхід.
- Увага до деталей та прагнення виконувати роботу на найвищому рівні.
- Здатність працювати самостійно та керувати кількома пріоритетами одночасно.