Source to Pay Specialist

Завдання

• Підтримуйте діяльність із закупівль, зокрема ідентифікацію постачальників, їх онбординг та актуалізацію даних, а також сприяйте впровадженню стратегій категорій та ініціатив із закупівль.
• Допомагайте у створенні та розширенні профілів постачальників, а також у перевірці на відповідність внутрішнім політикам та комплаєнсу.
• Взаємодійте з постачальниками та внутрішніми стейкхолдерами для вирішення питань і забезпечення злагодженої роботи.
• Підтримуйте процеси онбордингу та оффбордингу зовнішніх працівників, забезпечуючи їх стандартизоване виконання з дотриманням правил.
• Будьте головною контактною особою для hiring manager-ів та внутрішніх підрозділів з питань створення облікових записів та керування доступом.
• Виступайте контролером у процесі заявок на закупівлю, валідуючи вимоги та забезпечуючи дотримання закупівельних політик.
• Обробляйте та керуйте заявками на закупівлю й замовленнями на купівлю відповідно до процедур.
• Співпрацюйте із заявниками, категорійними менеджерами та постачальниками для вирішення проблем і збору необхідної інформації.
• Надавайте консультації щодо закупівельних процесів, інструментів та політик.
• Підтримуйте процеси обробки рахунків, їх валідації та роботи з винятками.
• Розслідуйте розбіжності, невідповідності, помилки та дублікати рахунків.
• Допомагайте у вирішенні запитів щодо оплат від постачальників та внутрішніх стейкхолдерів.
• Спілкуйтеся з вендорами щодо рахунків або документації, які не відповідають встановленим стандартам.
• Своєчасно та професійно відповідайте на запити від співробітників, hiring manager-ів, HR, постачальників і вендорів.
• Надавайте підтримку 1-го та 2-го рівнів для вирішення кейсів телефоном та через тикет-систему.
• Реєструйте, відстежуйте та вирішуйте тикети у відповідних інструментах (наприклад, ServiceNow).
• Надавайте користувачам практичну допомогу у форматі «як зробити» та процесуальні інструкції.
• Ескалюйте складні питання відповідним командам із належно оформленою документацією.
• Забезпечуйте відповідність усіх процесів актуальним політикам, контролям та вимогам аудитів.
• Вівіть точну та готову до аудитів документацію щодо всіх транзакцій.
• Виявляйте можливості для вдосконалення процесів та долучайтеся до ініціатив з автоматизації та стандартизації.
• Підтримуйте звітність та аналітику, пов'язані з нашими операціями S2P.

Умови та пільги

Вимоги

• Обов'язкове впевнене володіння англійською мовою письмово та усно.
• Знання додаткових мов, наприклад нідерландської чи німецької, буде перевагою.
• Досвід роботи в закупівлях, сорсингу, кредиторській заборгованості або спільному центрі обслуговування (shared services).
• Розуміння процесів Source-to-Pay (S2P) або Procure-to-Pay (P2P).
• Уважність до деталей, точність та орієнтація на якість.
• Ефективний тайм-менеджмент та вміння розставляти пріоритети в динамічному середовищі.
• Командний підхід та орієнтація на задоволеність стейкхолдерів.
• Здатність послідовно застосовувати бізнес-процеси, робочі інструкції та процедури контролю.
• Навички вирішення проблем і здатність розслідувати та закривати операційні питання.
• Досвід роботи із закупівельними та корпоративними системами (наприклад, SAP, Ariba, ServiceNow, Workday) буде перевагою.