Асистент керівництва та офіс-менеджер
Роботодавець · Intertoll Europe
Адміністративний секретар
Секретар
Офісний асистентБудапешт
Ми шукаємо асистента керівництва та офіс-менеджера для надання всебічної підтримки чотирям директорам та нагляду за повсякденною роботою нашого офісу на 25 осіб. Ця практична роль поєднує в собі обов'язки виконавчого асистента, офіс-менеджера та адміністратора проєктів.
Завдання
- Підтримка чотирьох директорів: надання комплексної повсякденної допомоги, управління календарями та зустрічами, а також адаптація до змін у пріоритетах.
- Забезпечення безперебійної роботи офісу: нагляд за офісною адміністрацією та повсякденною діяльністю офісу на 25 осіб.
- Координація комунікації: управління вхідними електронними листами, прийом та перенаправлення дзвінків, а також взаємодія з внутрішніми командами, зовнішніми партнерами та постачальниками послуг.
- Управління кореспонденцією та поштою: прийом та реєстрація вхідної пошти, підготовка вихідної кореспонденції та організація її відправлення через поштових операторів.
- Підготовка документів: створення презентацій, протоколів зустрічей та звітів, ведення обліку та допомога в підготовці договорів.
- Організація зустрічей, поїздок та заходів: координація зустрічей, ділових поїздок та внутрішніх подій.
- Підтримка реалізації проєктів: допомога керівнику проєкту з проєктною документацією, підготовка матеріалів для зустрічей, ведення та оновлення обліку, відстеження дедлайнів та підтримка звітності про статус.
- Нагляд за закупівлями та бюджетами: запит комерційних пропозицій, розміщення замовлень, моніторинг офісних витрат, перевірка рахунків та робота зі скаргами постачальників.
- Координація об'єктів та постачальників: забезпечення ефективної роботи офісної інфраструктури, організація технічного обслуговування та управління постачальниками послуг.
- Управління офісними приладдями: моніторинг рівня запасів та організація закупівель.
- Підтримка HR та адаптації: допомога в HR-процесах, прийом нових колег та підготовка їхніх робочих місць.
- Прийом відвідувачів та координація гостинності: зустріч гостей, супровід до переговорних кімнат, замовлення та подача напоїв, а також підготовка та приведення переговорних до ладу.
- Надання практичної допомоги: подача кави та чаю керівництву за запитом, а також виконання інших завдань, пов'язаних з посадою, які доручають директори.
Вимоги
- Диплом у галузі бізнесу, комунікацій або адміністрування.
- Щонайменше 10 років відповідного досвіду в офісній адміністрації або на ролі асистента; досвід управління офісом буде перевагою.
- Впевнене володіння англійською мовою.
- Відмінні навички роботи з ПК, зокрема Microsoft Office та управління календарем.
- Базові знання управління проєктами будуть перевагою.
- Ввічлива, відкрита манера спілкування та професійний зовнішній вигляд.
- Впевнена, дружня та професійна манера спілкування телефоном.